Se hai a che fare con la produzione o con il miglioramento continuo in azienda avrai sentito parlare almeno una volta nella tua vita di Kaizen.
Secondo me è importante fare un po’ di chiarezza in merito perché se comprendiamo il significato di questa parola giapponese molto probabilmente ciò che l’attività kaizen si promette di fare sarà maggiormente accolta dalle persone coinvolte.
Kaizen è “piccolo cambiamento” (KAI) per “il miglioramento” (ZEN), cioè portare miglioramento come parte delle proprie attività quotidiane.
Poniamo l’attenzione sul quel “piccolo cambiamento”. Perché piccolo non è grande, ma è qualcosa che deve richiamare a una facile e veloce attuazione per dar via al miglioramento.
Quel piccolo cambiamento deve fare in modo che non subentrino alibi.
Quel piccolo cambiamento deve togliere gli sprechi che spesso intralciano le azioni efficaci.
Si tratta di attivare azioni che possono essere implementate in un arco temporale di 2/3 settimane al massimo e quindi non deve focalizzarsi su problemi complessi: per quelli esistono altri strumenti, come l’A3 ad esempio.
E quanto deve durare un evento Kaizen? Poco, da 3 a 5 giorni al massimo. Dove l’avvio è la definizione del problema e la fine è l’implementazione delle soluzioni. E come ci spiegano bene i colleghi di The Lean Six Sigma “Kaizen è un uso organizzato del buon senso per ridurre i costi, garantire la qualità, ridurre i tempi di consegna o aumentare la soddisfazione del cliente.”
Fino a qui pare tutto semplice e quindi perché non tutte le aziende utilizzano questa modalità di lavoro? Per varie ragioni, anche per ignoranza in materia. E non è una colpa, perché ognuno ha la sua area di competenza e quando senti parlare di metodo Lean trovi anche persone molte scettiche: “eh, tutto bellissimo, ma qui da noi è diverso”, “si ok, ma non è applicabile in toto”.
Beh, da applicare tutto ad applicare niente, vuoi vedere che magari tra lo 0 e il 100% c’è qualcosa che si può fare?
Ad ogni modo spesso quando si parla di sprechi (e di come ridurli) l’analisi è destrutturata: si inizia da un punto e si passa a un altro, e poi ad un altro ancora, andando di continuo da destra a sinistra e viceversa. Se poi chiedi a dieci dipendenti come svolgono il loro lavoro quotidiano il più delle volte ottieni dieci risposte diverse.
Quindi, cosa fare?
Il mio suggerimento è questo: partire dalle domande “giuste” e avvalersi di un facilitatore esterno ai meccanismi giornalieri dell’organizzazione.
Le domande servono per aiutare le persone coinvolte a essere focalizzate sullo spreco, la sua causa profonda, chi va attivato, qual è la soluzione e gli step attraverso i quali agire.
Il facilitatore lean invece aiuta a non ingarbugliarti nella miopia tipica di chi è troppo dentro l’attività quotidiana.
Perché alla fine l’evento kaizen porta a un risultato:
- Avere un processo futuro migliorato
- Avere un piano d’azione pronto ed elaborato
- Avere un piano di attuazione
- Avere un piano di comunicazione
- Avere un elenco di azioni da svolgere nei prossimi 20 giorni
Ti pare poco? A me no, e se vuoi approfondire l’argomento, contattami: sarà felice di darti qualche altra dritta.