Come fare riunioni di successo

Perché alcune riunioni sono tanto noiosi e altri super-interessanti?

Ti sarà capitato di essere invitato a una qualche riunione aziendale e annoiarti a morte. Altre volte, magari, sei stato tu a convocare una “tempesta di cervelli” e hai visto nelle facce dei convocati il desiderio di andarsene prima ancora di cominciare.

Perché?

Pensa all’ultima riunione a cui hai partecipato: chi ha parlato? Ti è stata data la possibilità di intervenire? Il leader ha posto domande per interagire con i colleghi?

E soprattutto: c’è stato qualche momento divertente?

Ciò che i manager, e in genere tutte le persone che organizzano delle riunioni, non capiscono è che argomenti seri possono essere trattati in modo piuttosto divertente.

Sì, hai letto bene, perché il sorriso è OBBLIGATORIO se vuoi far stare bene le persone. E non parlo di quei sorrisi stampati sulla faccia, di quelle espressioni gommose e fasulle. Mi riferisco all’autenticità, all’essere veramente divertenti e divertiti.

Mi capita di assistere a riunioni dove vengono proiettate slide piene di dati, dove non vengono fatte pause “funzionali” all’apprendimento, dove le persone escono con “due palle grandi come una casa”, giusto per essere gentili nei termini.

Far divertire le persone, trasmettere un messaggio interessante e assimilabile, dare la possibilità ai presenti di intervenire sono le 3 regole fondamentali per rendere piacevole una riunione. Eppure, PERCHE’ è così difficile farlo?

Monologhi, violazione del “cerchio d’oro” (perché – come – cosa) e troppa serietà: un cocktail che ammazzerebbe le migliori intenzioni in chiunque.

Quindi, come fare riunioni di successo e ottenere un meeting divertente, utile ed efficace?

Ricorda il principio che ti sto per suggerire e otterrai i migliori risultati durante la tua prossima riunione: per ogni evento esiste un prima, un durante e un dopo.

Vediamoli insieme.

PRIMA: una riunione inizia dall’organizzazione. Pertanto è necessario trovare un obiettivo che si vuole raggiungere attraverso la convocazione delle persone desiderate, stabilire quali colleghi sono necessari allo scopo e fissare un timing. In una parola: PROGRAMMA.

DURANTE: inizia dal perché, coinvolgi le persone e permettiti qualche battuta. Se hai chiaro qual è il tuo obiettivo e lo rendi chiaro ai partecipanti, loro ti seguiranno. La cosa più triste per un leader è credere di guidare, guardarsi indietro e rendersi conto che nessuno ti sta seguendo. E questa è una tua responsabilità, caro manager o leader che hai convocato la riunione. E come dice il Pastore Maxwell: “Se pensi di guidare e nessuno ti sta seguendo, stai solo facendo una passeggiata.”

DOPO: molti pensano che la riunione finisca con l’esaurirsi del tempo stabilito. Ma questo è vero solo in parte: l’orario e la durata della convocazione, infatti, vanno rispettati, perché il tempo è una risorsa preziosa e va valorizzata. Ma poi esiste un momento altrettanto stra-importante: il follow-up.

Ora dimmi, è capitato anche a te di partecipare a una riunione dove l’obiettivo era approssimativo, il clima era poco divertente e dopo la riunione hai avuto la sensazione del “tanto poi non c’è un vero seguito, quindi…tempo perso!”?

A me sì, e immagino anche a te. Di certo questo ostacola la buona riuscita di eventuali futuri incontri, corretto?

Quindi ecco cosa fare. Poniti sempre nei panni di chi ascolta. Il vero protagonista del tuo intervento è il pubblico che è lì per te. Ricorda che ognuno dei presenti ha dedicato il suo tempo per venire da te o per ascoltare te (e purtroppo spesso ascolta davvero solo un monologo). Quindi il minimo che puoi fare per loro è farli divertire (almeno un po’), dargli qualcosa di utile e metterli nella condizione di ottenere un risultato concreto.

E se poi te la cavi in meno di un’ora, ancora meglio!

Di come gestire una riunione potremmo parlare per ore, e questo vuole essere uno spunto pratico per iniziare a fare qualcosa di diverso. Se mi vuoi contattare e approfondire l’argomento, sarò felice di ascoltarti e dedicarti lo spazio che meriti. Nel frattempo, scegli tu: vuoi essere l’ammazza riunione o la persona che rende le riunioni straordinariamente piacevoli?