Mi chiedo se anche tu hai 86.400 secondi a disposizione in un giorno. Certo che li hai. Sono 1.440 minuti, cioè 24 ore. E di cose in un giorno ne puoi fare. Pensa ai tuoi 86.400 secondi come un prestito che la vita ti offre, ogni giorno, e che non puoi accumulare, ma solo spendere. Ovviamente al meglio. Pensaci. Un secondo è un respiro, un bacio, una carezza. Un secondo è  un no, un forse, un sì. Un secondo è un dito che preme invio su di un sms che ti cambia la vita o che pigia il tasto rosso di una telefonata in arrivo. E quante altre cose? 86.400…

Questi sono piccoli esempi. Piccoli solo per durata, perché può essere più intenso un secondo che una vita intera – credimi, per alcuni lo è –.

Sarebbe alquanto interessante suddividere le attività che svolgi quotidianamente in attività urgenti e non, importanti e non, e vedere come viene ripartito il tuo tempo. Ti va di farlo? Perché è di questo che stiamo parlando: destinare al meglio le tue energie in quei 86.400 secondi. Vivere al meglio il prestito che la vita ti fa, ogni mattina.

Ragionare in termini di secondi risulta strano, lo ammetto. Quindi torniamo a pensare in termini di ore e facciamo un piccolo esercizio, giusto per focalizzare l’attenzione su un aspetto – uno solo ok? – di come gestire la tua giornata.

Togliamo il tempo dedicato al sonno – sacrosanto – , a quello che dedichi ai pasti e al prepararti per uscire e a vari extra: possiamo dire che ci sono almeno 10 ore impegnabili in altre questioni? Sarai d’accordo con se me se dico che la risposta pare essere proprio SI.

E di questa mezza giornata, quanto tempo è destinato ad attività importanti e non urgenti?

Hai letto bene: IMPORTANTI e NON URGENTI.

“Luca, ma l’attenzione non dovrebbe essere sulle urgenze?” Ottima domanda, e se permetti correggo il tiro con una riflessione: l’attenzione, purtroppo, È sulle urgenze. Ed è questo l’errore, cioè quello di far diventare praticamente tutto una questione di vita o di morte. Pensaci un attimo: importante e urgente, ha tutta l’aria di essere una situazione di “crisi”, giusto?

Immagino tu abbia già capito da dove deriva lo stress quotidiano… Ti concentri sui problemi, ne hai 5 o 6 da gestire, non sai da che parte iniziare, etc. Ti suona familiare? Risultato?

Stress elevato, rendimento altalenante e possibilità di errori in aumento.

Il fatto che qualcosa non sia in scadenza ravvicinata non significa che non sia importante o strategico. Anzi. Capita spesso che siamo noi stessi a creare l’urgenza perché ci siamo dimenticati di PIANIFICARE, organizzare, programmare le nostre attività.

Per questo una parte del tuo tempo è utile che sia destinata alla programmazione, stabilendo un piano di azione che lasci il giusto tempo a ciò che produce valore e/o ciò che è necessario fare. Si tratta di prevenire, anticipare, migliorare ma anche rilassarsi per fronteggiare al meglio le urgenze non previste più o meno importanti che possono arrivare (magari non lo sono per te, ma per chi ha creato l’urgenza – vedi colleghi, figli, partner etc…). Giusto oggi ho dovuto andare a ritirare la macchina dal meccanico: un auto che si rompe è un imprevisto, ed è un’urgenza che va risolta. Tuttavia prendere l’abitudine di fare un piano settimanale anticipato e rivederlo ogni mattina in base ai carichi di lavoro e/o necessità intervenute ti permette di gestire al meglio il tuo tempo. Ma cosa ancor più importante, ti permette di gestire soprattutto il tuo stato emotivo – motivo per cui ho preso bene l’inconveniente della macchina dal meccanico –. Infatti quando VAI DI CORSA – molte volte è necessario farlo –  anche l’umore è difficile da controllare. Ma se sei rilassato affronti anche i problemi con un piglio diverso.

Torniamo un attimo indietro: dimmi, vai di corsa o sei di corsa? Se questo significa essere VELOCI lo capisco; se invece ha a che fare con “corro con la lingua fuori” allora c’è qualcosa da rivedere e ti consiglio di correre in un’altra direzione: corri ai ripari! E al più presto aggiungo…

Ogni venerdì mattina, ad inizio giornata, mi ritaglio circa 30 minuti da dedicare alla programmazione delle attività per la settimana successiva, ripartendo in questo modo questioni importanti e non urgenti in tutti i 7 i giorni che ho a disposizione e, ovviamente, facendo la check-list delle scadenze immediate. Rivedo le attività, se necessario sposto qualche appuntamento, aggiungo qualche extra che mi è venuto in mente….

“Luca, 7 giorni? Ma lavori sempre?” Ehi, nei 7 giorni ci metto dentro anche attività di relax, svago e/o legate alla famiglia, tutte “cose” per me importanti. Se poi il prendersi cura di te stesso o delle persone che ami non merita un posto in cima alla lista, ti consiglio di correre nuovamente ai ripari!

Ma torniamo all’agenda. Nei giorni successi, dal lunedì al venerdì, quando mi sveglio controllo  le attività programmate e verifico che l’organizzazione del tempo sia adeguata, di non avere sovrastimato ciò che posso fare in un giorno, sottostimato ciò che posso fare in una settimana e/o se ci sono attività dei giorni successivi che posso ripianificare/anticipare. Tempo dedicato a questo utilissimo compito? Meno di 3 minuti.

Ok, ma i problemi esistono, e anche i rompic… sono una realtà. Le urgenze , poi capitano a tutti, anche a me come ti ho raccontato poco fa. E quindi?

Viviamo in un mondo veloce, è un dato di fatto. Ed è proprio come affrontiamo quella velocità fa la differenza che può fare la differenza. Ma il messaggio che ti voglio lanciare è questo: fa in modo che il tempo diventi tuo alleato, elimina dalla tua agenda le attività perditempo o, se proprio non puoi farne a meno dedica ad esse solo i ritagli vuoti, quando tutto il resto è stato fatto. Te l’ho detto all’inizio, in un secondo puoi fare un sacco di cose – e se lo chiedi a un giocatore di basket ti dirà che può rovesciare l’esito di una partita –. E di secondi ne hai 86.400, ogni giorno, per 365 giorni all’anno, per tutti i giorni della tua meravigliosa vita.

Gestisci il tuo tempo. Te lo meriti.